Procedury AML & KYC

Jako biuro rachunkowe jesteśmy instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W związku z tym jesteśmy zmuszeni do posiadania procedur AML (Anti-Money Laundering) oraz KYC (Know Your Customer), a także ich wykonywania wobec każdego klienta, dla którego świadczymy usługi rachunkowo-księgowe oraz doradcze w zakresie tworzenia osób prawnych.

Identyfikacja klienta

W celu świadczenia usług musimy przeprowadzić identyfikację oraz weryfikacje tożsamości klientów. W związku z tym ustalamy dane osobowe oraz identyfikacyjne. W większości przypadków opieramy się na cyfrowych metodach weryfikacji (podpis elektroniczny, wideo rozmowa), ale w szczególnych przypadkach możemy wymagać spotkania na żywo. Mamy również prawo do przetwarzania i przechowywania skanów oraz kopii dokumentów tożsamości, jednak stosujemy to w ostateczności i wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.

Dla osób fizycznych:

  • imię i nazwisko
  • obywatelstwo
  • numer PESEL (lub data i państwo urodzenia)
  • seria i numer dowodu tożsamości
  • adres zamieszkania
  • nazwy (firmy), NIP oraz adresu działalności gospodarczej – w przypadku przedsiębiorócw

Dla osób prawnych:

  • nazwy (firmy)
  • formy organizacyjnej
  • adresu siedziby oraz adresu prowadzenia działalności
  • NIP lub inny numer identyfikacyjny
  • dane osobowe właścicieli, osób zarządzających oraz beneficjentów rzeczywistych

Ocena ryzyka

Po uzsykaniu podstawowych danych oraz oświadczeń od klienta dokonujemy analizy oceny ryzyka i klasyfikujemy klienta do jednej z trzech grup na podstawie wewnętrznych procedur. Klasyfikacja zależy od wystąpienia przesłanek opisanych w art. 42 oraz art. 43 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, a także od przejrzystości uzyskanych informacji.

  • grupa niskiego ryzyka
  • grupa normalnego ryzyka
  • grupa podwyższonego ryzyka

Klasyfikacja do konkretnej grupy ryzyka determinuje stosowane środki bezpieczeństwa finansowego, a także to, czy w ogóle będziemy gotowi nawiązać stosunki gospodarcze. Jeżeli w wyniku oceny ryzyka zaklasyfikujemy klienta do grupy podwyższonego ryzyka, to możemy być zmuszeni do odmowy nawiązania stosunków gospodarczych lub ich zerwania. W przypadku niejasności lub wystąpienia przesłanek do zaklasyfikowania klienta do grupy podwyższonego ryzyka, umożliwiamy klientowi ich wytłumaczenie.

Monitoring podejrzanych transakcji

Monitorujemy i rejestrujemy transakcje klientów oraz przeprowadzamy ich analizę pod kątem ryzyka prania pieniądzy lub finansowania terroryzmu. Bierzemy pod uwagę wiele czynników takich jak kwota, regularność czy sens gospodarczy transakcji. W przypadku wykrycia transakcji podejrzanej możemy wymagać od klienta jej wyjaśnienia, a jeżeli nie ono będzie zaspokajające, to mamy obowiązek zgłaszać takie transakcje do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).

RODO i ochrona danych

Przetwarzamy dane osobowe klienta, w tym informacje zawarte w dokumentach tożsamości, na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Kopie dokumentów oraz posiadane informacje są przechowywane przez cały okres utrzymywania stosunków gospodarczych z klientem, a także przez okres 5 lat od momentu zakończenia stosunków gospodarczych.

Wrażliwe informacje są przechowywane w postaci zaszyfrowanej w zbiorach o ograniczonym dostępie, do których mają dostęp wyłącznie osoby bezpośrednio odpowiedzialne za procedury AML/KYC. Personel pracujący z wrażliwymi danymi jest przeszkolony w zakresie regulacji AML oraz ochrony danych osobowych.

Kontakt

Sprawy AML/KYC są załatwiane przez specjalną skrzynkę e-mail o podwyższonych standardach bezpieczeństwa i ograniczonym dostępie. Wszelkie wiadomości dotyczące AML/KYC prosimy kierować wyłącznie na adres email compliance@neobooks.pl lub pocztą na adres siedziby z dopiskiem „Do Koordynatora AML”.

Koordynator AML

Osoba odpowiedzialna za procedury AML/KYC:

Piotr Macha

pmacha@neobooks.pl
+48 732 082 117