Procedury AML & KYC
Jako biuro rachunkowe jesteśmy instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W związku z tym jesteśmy zmuszeni do posiadania procedur AML (Anti-Money Laundering) oraz KYC (Know Your Customer), a także ich wykonywania wobec każdego klienta, dla którego świadczymy usługi rachunkowo-księgowe oraz doradcze w zakresie tworzenia osób prawnych.
Identyfikacja klienta
W celu świadczenia usług musimy przeprowadzić identyfikację oraz weryfikacje tożsamości klientów. W związku z tym ustalamy dane osobowe oraz identyfikacyjne. W większości przypadków opieramy się na cyfrowych metodach weryfikacji (podpis elektroniczny, wideo rozmowa), ale w szczególnych przypadkach możemy wymagać spotkania na żywo. Mamy również prawo do przetwarzania i przechowywania skanów oraz kopii dokumentów tożsamości, jednak stosujemy to w ostateczności i wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.
Dla osób fizycznych:
- imię i nazwisko
- obywatelstwo
- numer PESEL (lub data i państwo urodzenia)
- seria i numer dowodu tożsamości
- adres zamieszkania
- nazwy (firmy), NIP oraz adresu działalności gospodarczej – w przypadku przedsiębiorócw
Dla osób prawnych:
- nazwy (firmy)
- formy organizacyjnej
- adresu siedziby oraz adresu prowadzenia działalności
- NIP lub inny numer identyfikacyjny
- dane osobowe właścicieli, osób zarządzających oraz beneficjentów rzeczywistych
Ocena ryzyka
Po uzsykaniu podstawowych danych oraz oświadczeń od klienta dokonujemy analizy oceny ryzyka i klasyfikujemy klienta do jednej z trzech grup na podstawie wewnętrznych procedur. Klasyfikacja zależy od wystąpienia przesłanek opisanych w art. 42 oraz art. 43 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, a także od przejrzystości uzyskanych informacji.
- grupa niskiego ryzyka
- grupa normalnego ryzyka
- grupa podwyższonego ryzyka
Klasyfikacja do konkretnej grupy ryzyka determinuje stosowane środki bezpieczeństwa finansowego, a także to, czy w ogóle będziemy gotowi nawiązać stosunki gospodarcze. Jeżeli w wyniku oceny ryzyka zaklasyfikujemy klienta do grupy podwyższonego ryzyka, to możemy być zmuszeni do odmowy nawiązania stosunków gospodarczych lub ich zerwania. W przypadku niejasności lub wystąpienia przesłanek do zaklasyfikowania klienta do grupy podwyższonego ryzyka, umożliwiamy klientowi ich wytłumaczenie.
Monitoring podejrzanych transakcji
Monitorujemy i rejestrujemy transakcje klientów oraz przeprowadzamy ich analizę pod kątem ryzyka prania pieniądzy lub finansowania terroryzmu. Bierzemy pod uwagę wiele czynników takich jak kwota, regularność czy sens gospodarczy transakcji. W przypadku wykrycia transakcji podejrzanej możemy wymagać od klienta jej wyjaśnienia, a jeżeli nie ono będzie zaspokajające, to mamy obowiązek zgłaszać takie transakcje do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).
RODO i ochrona danych
Przetwarzamy dane osobowe klienta, w tym informacje zawarte w dokumentach tożsamości, na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Kopie dokumentów oraz posiadane informacje są przechowywane przez cały okres utrzymywania stosunków gospodarczych z klientem, a także przez okres 5 lat od momentu zakończenia stosunków gospodarczych.
Wrażliwe informacje są przechowywane w postaci zaszyfrowanej w zbiorach o ograniczonym dostępie, do których mają dostęp wyłącznie osoby bezpośrednio odpowiedzialne za procedury AML/KYC. Personel pracujący z wrażliwymi danymi jest przeszkolony w zakresie regulacji AML oraz ochrony danych osobowych.
Kontakt
Sprawy AML/KYC są załatwiane przez specjalną skrzynkę e-mail o podwyższonych standardach bezpieczeństwa i ograniczonym dostępie. Wszelkie wiadomości dotyczące AML/KYC prosimy kierować wyłącznie na adres email compliance@neobooks.pl lub pocztą na adres siedziby z dopiskiem „Do Koordynatora AML”.
Koordynator AML
Osoba odpowiedzialna za procedury AML/KYC:
Piotr Macha
pmacha@neobooks.pl
+48 732 082 117